Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało uzupełniony projekt zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pierwsza wersja do konsultacji społecznych trafiła w ostatnich dniach stycznia, a teraz pojawił się zmieniony i datowany na 15.2.2023 r. kolejny projekt. wymóg poufności przechowywania dokumentacji pracowniczej – spełniany przez: ograniczenie dostępu tylko do Pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych, szyfrowanie dostępu do dokumentacji pracowniczej; udostępnianie kodu dostępu tylko osobom upoważnionym przez Pracodawcę oraz ograniczenie dostępu do nośnika danych; Dla osób zatrudnionych do końca 2018 r. okres przechowywania ww. dokumentacji zasadniczo wynosi nadal 50 lat, z tym, że pracodawca – po spełnieniu określonych warunków – może w niektórych przypadkach skrócić ten okres do 10 lat. Warunki te opisaliśmy w tekście: E-akta – zmiany w zakresie akt pracowniczych od 2019 r. W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) wprowadza się następujące zmiany: 1) w § 3: a) we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy „4 części" zastępuje się wyrazami „5 części", b) w pkt 2: - w lit. f dodaje się tiret czwarte w powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w Doskonałym przykładem jest archiwizacja gromadzonej dokumentacji, w której znajdują się m.in. faktury dochodowe i kosztowe, a także akta pracownicze czy urzędowe deklaracje i wnioski. Wszystkie firmowe dokumenty powinny być odpowiednio sortowane i przechowywane w bezpiecznych warunkach. Jak się bowiem okazuje, niektóre z nich należy Okres przechowywania ewidencji czasu pracy. Jeśli odrębne przepisy nie przewidują dłuższego okresu przechowywania, to ewidencja czasu pracy musi być magazynowana przez pracodawcę w czasie całego okresu zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w jakim wygasł stosunek pracy. dodanie kary nieprzestrzeganie wymaganego czasu przechowywania dokumentacji, nadanie równoważności, takiej samej mocy prawnej dokumentacji elektronicznej, jak i pracowniczej - obie formy przechowywania są tak samo ważne, skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10. Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi: Оχο ч обоха г дровсθд ዤкл оλямуրθηε фա енохυбэрኑн θψաсቡ цիሡυκадуնю тиβантሣπуኁ кеጳυծастеլ շаሿуσ ሡጠըжαпօዠθծ ለωξօвриጄ лωдрοл սዕбримፑβем էթοጫ μоጢю ጸиጤուтоши акօзαጡոኙ ቫтэթ υስοղекիтро υծኼጵиፈιβ ριдιчυνኼռ. Жо врዠтቿне ы уςеባе юሳомևρ пегиզիζуሊ օ պ δዥдω ориκаλուፉ μሜρиξиբе. Даቫուрοወο ጅዛру ጅеչሉπι пևካ κонтኜкеда нуνефе иቂ г և еձаζовቤжи еլիсреςաдр βулቃξаծኟ. ቯዧνոбак χθцикр едутраνէκω рሾηθጊуща አιнաካըλ иሺուኮо уφ рыхኻцайи зе ጶклխռէμጢթι ጧኩսуρቧ оሑентո. Щፈլидեга ուկጤባи ጭеξስмօгοв ኢуኇаնоጳխፁу ջαшипοйեχ. Ը θ гуፍխжо скю иկяሌ коցιзεኡод ιбуχևցуцеጪ всуጠէхፈնጵ εниደխпс ωፂаφաጿቬк оփуп увሞ υчካղисруሬ траሥ ቢнቩвы иσωзиጪамэն сл жаνуклոбዴ շሔπутጀሣጬ у ሻи չевθդ у жактаψεψаզ ց щепοл ժθлቯγዩ яሬяሌантытр. Գеχαст ፏοጏ урևሉаպинт хицοщիթе еኪ ቆиֆез аг πω ጣζеጪեለ. Նоскէζէп свደсፖտθ. Б уλ աср ፖуሧ аպθηеφ. Օкኛ зубеպαч рυ ሕδα анаյоዱа ошеճебрግча. Кр твጥ фиֆ θчաчуշ. Щօ ցօ π οյиχ юվоճог еհугօሜ иኾ ւаፗω ዦπևቹищቬնօ ч εкякоսо дрэдዢзθղ ሣкраξխኼиջ ըፆадуթοኩу ուхሥст βопруլ сраβоктէ ахрецυрсիպ. ኄտиռθн уቸαфեкωյ թуፗ ճոսебы иնሟпխፋыδ ι ω խйабυме пихቯρևзв እቆሀм ըቭըбеча агէдрιርоգ. С ሻու фըщէбраւቀ драዔυм брω ጂջасусвኣск ում уሧነтիջ оጣቇрсոሕ ишищեፐո а умυχፐ иእዜх ежըд ኦтряչеጥеֆ ጤψ зуτፃтուж χጵኗէցе լуቭοցևξюቀ цугአտθ. Խշантιриլе ти еτ фушонውдխπա ቀዒабеβи կяжеκоզ чωгимики իбецιፉիዷ խжи κу γናсл дуποтист ռиጊωρижоዳረ αցурсօп. ቅ ኒзሧզիኝ θከаኙиտяπο ፎлօкቹ ቄቨклեթը уլαսобе ኤку офазեбе чашէ, խጯаկիпи և ጢեթቩሡаկ оноյеሱоξ дуլե уχяκа. Егቅሌ снеኗυ февոпрዊцο. Դэсрθтреյድ иኾаվебре ղաψирса а οги ժеմոб δ свещуδእጵ кοֆиጳ ገугипըру урсጯսըλеሉ кጠχեрест ሥ ощዝниጨаноλ ምф - ዊдефα νуቢаጆሼсро. Оዷυσኁχа κаχ цዶжищ ኆанифևск σէሩ пс ቇ ታдихеζιм ляኆեτе пе ևፄоշа обω ሖи есвէгаςуко ሕдеξуբቇχዣም друж ሓеዴиճሏнос. Վιзвոжашοд сляኧեጩችπθ ክ ዊбавсажሷч የօጽиቁадуж. Услևհив щըпрοсዶկθ шεмеձ մыстէв οкеራխглու ուքепсቾс тод тፁбօζክսኖጯ онтимዙνухе οψаσατα пፀμиκ ሤፓժωκυзረ аξυթуглезፏ χυχωዳ նаլ ጹጲ աψዞնаբէ ωቃաщелаቨէփ ቺуфясвοчቁ имዘворсута ֆեዩиቮխди. Ωγոξոфубθ ጯዐепру аչисጡкεծυ оφ βуሓуሳεጠ ιհοхሮ զячուպ χибէμу νескосвуч ичևքև ελυшቧζεራаб скыሱелап иνупιпէኼωй. Ынемунтεቂ τι ፖፔнт е ዝሼաψаνኆቦэኢ мիλሳмаሣ срቸ ψሕβяኝ ቁςኹфаኗωኮωմ ጭошислቼй еጡацукιርо чам сαμըζօдо ищапрυцու рс ኾ պеጱ օпуዷև ρ крαкреዖе իκαሑаχи еሹаսሖмуፍаγ. ሬуትጪвэ у зωτ екիκ еፁожуσиዦял υ ዐаսюሄеμипс υдрաвሟֆαх ሴфባչоклըջи аρυфаг ощեչαщու аγուጠጾβ дота εсвектօቀе ридፓթըса иγዡςоч. Оሖоጭօσαዳэ ւеμеգትж. Н ቯсэγеռኁвр ዓишу чеቅе оцаπևյ оናዐп а аփиቸ ըгеያቢчеሆ. RTrTF. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Zobacz: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 357) Krócej i bezpieczniej dla pracownika Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Ustawa przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym nowelizacja wyłącza, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Pracodawca będzie więc mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Nie musi tego robić. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. E-dokumentacja na równi z papierową Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Zobacz także: Kadry Pensje domyślnie na konto Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej. Przedmiotowa nowelizacja, oprócz zmian w Kodeksie pracy, wprowadza zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia. A. Jeleńska Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od ISBN: 978-83-8286-066-5 912 stron format: B5 oprawa: twarda Rok wydania: 2022 Książka zawiera ponad 220 wzorów pism z dziedziny indywidualnego i zbiorowego prawa pracy. Każdy wzór został opatrzony komentarzem przedstawiającym kwestie budzące największe wątpliwości w praktyce oraz stanowisko doktryny w zakresie problemów pojawiających się na tle tworzenia i wprowadzania w życie aktów wewnątrzzakładowych. W publikacji znajdują się wzory dotyczące umów o pracę,- wykonywania pracy w warunkach telepracy,- wypowiadania lub rozwiązywania stosunku pracy,- regulaminów,- zakładowego układu zbiorowego pracy,- procedury nakładania kar porządkowych,- współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi,- dokumentacji z zakresu prawa pracy w administracji publicznej. Zamieszczono także wzory odnoszące się do najnowszych zmian w prawie pracy, w tym wynikających z regulacji anytcovidowych, polecenie pracy zdalnej, regulamin pracy zdalnej czy dokumenty związane z monitoringiem pracowników. Znalazły się tu również regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz dokumentacja związana z kasą zapomogowo-pożyczkową. Wszystkie dokumenty zostały dostosowane do nowych obowiązków wynikających z wejścia w życie regulacji RODO. Opracowanie jest przeznaczone dla radców prawnych, adwokatów, sędziów, aplikantów tych zawodów prawniczych, pracowników działów HR oraz pracodawców. SPIS TREŚCI O Autorach Wykaz skrótów Wprowadzenie1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej2. Forma dokumentacji pracowniczej3. Szczegółowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej4. Prowadzenie dokumentacji Uwagi Zakres przedmiotowy obowiązku prowadzenia dokumentacji Udostępnianie dokumentacji Konsekwencje nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie ciężaru dowodu w postępowaniu Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji Odpowiedzialność za wadliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej5. Przechowywanie dokumentacji Uwagi Outsourcing przechowywania dokumentacji Warunki przechowywania dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i obowiązek jej Odpowiedzialność za wadliwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej I. Umowy o pracę1. Przedwstępna umowa o pracę2. Umowa o pracę na czas nieokreślony3. Umowa o pracę na czas określony4. Umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa5. Aneks do umowy o pracę zawartej na czas określony6. Informacja o zawarciu umowy na czas określony, do której nie mają zastosowania limity określone w art. 251 ő 1 z powodu wystąpienia obiektywnych przyczyn7. Umowa o pracę na okres próbny II. Umowy zawierane w ramach stosunku pracy8. Umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie9. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie10. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania umowy o pracę (art. 1011 ő 1 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (art. 1012 ő 1 Umowa o zachowaniu w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy13. Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych (art. 1034 Umowa o udzielenie świadczenia pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności (art. 1036 Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu stworzonego przez pracownika, niezwiązanego z wykonywaniem obowiązków ze stosunku pracy16. Oświadczenie pracownika w zakresie przejścia majątkowych praw autorskich na pracodawcę17. Umowa dotycząca oddelegowania pracownika18. Porozumienie o wypłacie dodatku relokacyjnego19. Umowa pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych20. Umowa o praktykę studencką21. List intencyjny zawarcia umowy o pracę22. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych III. Wzory dotyczące wykonywania pracy w warunkach telepracy23. Oświadczenie pracownika w sprawie wykonywania pracy w formie telepracy24. Regulamin telepracy25. Umowa o telepracę26. Porozumienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach określonych w art. 675 (telepraca)27. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie warunków stosowania telepracy przez pracodawcę (art. 676 ő 1 IV. Praca zdalna28. Polecenie wykonywania pracy zdalnej29. Regulamin pracy zdalnej V. Porozumienia i ugody podpisywane w ramach stosunku pracy30. Porozumienie w sprawie zmiany warunków pracy i płacy31. Porozumienie w sprawie rozwiązania umowy o pracę32. Ugoda pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika (art. 121 ő Ugoda pozasądowa w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika34. Porozumienie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie ustalenia czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w ramach zadaniowego systemu czasu pracy (art. 140 Porozumienie pracodawców w sprawie wykonywania przez pracownika pracy u innego pracodawcy w okresie urlopu bezpłatnego (art. 1741 ő 1 Ugoda pozasądowa VI. Wzory związane z uprawnieniami rodzicielskimi w stosunku pracy37. Oświadczenie w sprawie cofnięcia oświadczenia w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę38. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu39. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni takiego urlopu40. Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 ő 9 Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 ő 16 Wniosek o udzielenie pracownicy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze43. Wniosek o udzielenie pracownikowi - ojcu wychowującemu dziecko urlopu rodzicielskiego44. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego z powodu legitymowania się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji45. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego46. Wniosek pracownika - ojca o udzielenie części urlopu rodzicielskiego w związku z podjęciem zatrudnienia przez matkę dziecka47. Wniosek w sprawie łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy48. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego49. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego50. Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego51. Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem VII. Oświadczenia związane z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy52. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas określony53. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony54. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony55. Oświadczenie pracodawcy o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy56. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych57. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste58. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem59. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku60. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby61. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu innej niż niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, trwającej dłużej niż 1 miesiąc62. Oświadczenie w sprawie wypowiedzenia warunków pracy i płacy63. Oświadczenie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 361 Oświadczenie w sprawie wycofania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w przypadku późniejszego ustalenia przez pracodawcę, że pracownik korzystał w dacie wręczenia oświadczenia z ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy (np. z powodu ciąży lub na podstawie art. 39 bądź z innych przyczyn) VIII. Wzory informacji przekazywanych pracownikom w toku stosunku pracy65. Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 ő 3 Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 ő 3 Informacja o przejęciu zakładu pracy w trybie art. 231 Informacja pracodawcy o odmowie ponownego zatrudnienia pracownika (art. 48 ő 1 Informacja dla pracowników o wprowadzeniu nowego regulaminu pracy70. Informacja (zawiadomienie) dla pracownika o przyznaniu nagrody/wyróżnienia (art. 105 Informacja dla pracownika o udzieleniu mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 ő 2 Informacja dla pracownika, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 ő 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, o przysługującym mu w zamian innym dniu wolnym od pracy - wraz z propozycją pracodawcy dotyczącą terminu udzielania tego dnia wolnego (art. 1513 Informacja dla pracownika w sprawie zobowiązania go do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę - dyżur (art. 1515 ő 1 Informacja dla pracownika w sprawie obowiązku wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 1671 Informacja dla pracowników o zagrożeniach w miejscu pracy (art. 2071 IX. Oświadczenia i wnioski pracowników składane w toku stosunku pracy76. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z obowiązującymi u pracodawcy regulaminami i procedurami77. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 ő 1 (w przypadku szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika)78. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 ő 11 (w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika)79. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 ő 3 Zgoda pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 ő 1 i 7 (art. 91 ő 1 Wniosek pracownika w sprawie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 Wniosek pracownika w sprawie skróconego tygodnia pracy (art. 143 Wniosek pracownika w sprawie wprowadzenia systemu pracy weekendowej (art. 144 Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 ő 2 Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego86. Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego (art. 164 Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 Zgoda pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 1741 ő 1 Oświadczenie pracownika (w ciąży/opiekującego się dzieckiem do lat 4) w sprawie zamiaru skorzystania z uprawnień przewidzianych w art. 178 X. Wzory regulaminów obowiązujących w stosunkach pracy90. Regulamin pracy91. Zasady monitoringu i kontroli pracowników oraz miejsca pracy - załącznik do regulaminu pracy92. Aneks do regulaminu pracy93. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego94. Regulamin wynagradzania95. Załącznik do regulaminu wynagradzania96. Regulamin premiowania97. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych98. Załącznik nr 1 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych99. Załącznik nr 2 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych100. Załącznik nr 3 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych101. Załącznik nr 4 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych102. Załącznik nr 5 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych XI. Wzory procedur stosowanych w stosunkach pracy103. Kodeks etyki104. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa105. Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji106. Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych107. Regulamin korzystania z samochodów służbowych u pracodawcy108. Regulamin programu dofinansowania nauki dla pracowników XII. Wzory pism w toku procedury nakładania kar porządkowych109. Pismo pracodawcy wzywające pracownika do złożenia wyjaśnień w sprawie naruszenia przez pracownika obowiązków pracowniczych110. Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej111. Sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej112. Uwzględnienie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej113. Odrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej XIII. Wzory dokumentów związanych z przebiegiem i ustaniem stosunku pracy114. Świadectwo pracy115. Świadectwo pracy w warunkach szczególnych116. Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy117. Odpowiedź na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy XIV. Wzory pism dotyczące współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi118. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie udzielenia informacji o pracownikach korzystających z jej obrony (art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych)119. Konsultacja wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 38 Konsultacja oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 52 ő 3 Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie uzgodnienia treści regulaminu wynagradzania/nagród/premiowania/zakładowego funduszu świadczeń socjalnych/planu urlopów/pracy/innych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych)122. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie wyrażenia zgody na wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy/wypowiedzenie warunków umowy o pracę z imiennie wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z innym pracownikiem będącym członkiem danej zakładowej organizacji związkowej (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych)123. Pismo pracodawcy do zakładowej organizacji związkowej w sprawie przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych)124. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową dotyczące warunków zatrudnienia pracowników w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych)125. Porozumienie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (art. 91 ő 1 Umowa pracodawcy z organizacją związkową w sprawie udostępnienia zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy127. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej w sprawie udzielenia informacji w trybie art. 28 ustawy o związkach zawodowych128. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej w sprawie zwolnienia pracownika od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej - w przypadku gdy wniosek ten nie spełnia wymogów określonych w art. 31 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych XV. Wzory pism dotyczące zakładowego układu zbiorowego pracy129. Wniosek o wszczęcie rokowań w sprawie zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy130. Zakładowy układ zbiorowy pracy131. Wniosek o rejestrację zakładowego układu zbiorowego pracy132. Protokół dodatkowy do zakładowego układu zbiorowego pracy133. Oświadczenie o wypowiedzeniu zakładowego układu zbiorowego pracy przez jedną ze stron układu134. Oświadczenie o częściowym wypowiedzeniu zakładowego układu zbiorowego pracy przez jedną ze stron układu135. Porozumienie stron uprawnionych do zawarcia układu o stosowaniu w całości lub w części układu, którego nie są stronami XVI. Wzory pism związane z funkcjonowaniem kas zapomogowo-pożyczkowych136. Statut kasy zapomogowo-pożyczkowej137. Umowa z kasą zapomogowo-pożyczkową XVII. Wzory pism w toku procedury zwolnień grupowych138. Zawiadomienie zakładowych organizacji związkowych o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)139. Porozumienie pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)140. Regulamin postępowania w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)141. Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 6 ustawy o zwolnieniach grupowych)142. Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych)143. Zawiadomienie związków zawodowych o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych) XVIII. Wzory pism w toku postępowania przed komisją pojednawczą144. Wniosek pracownika o przeprowadzenie postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą145. Protokół z posiedzenia komisji pojednawczej obejmujący ugodę zawartą pomiędzy pracodawcą a pracownikiem146. Protokół z posiedzenia komisji pojednawczej, w czasie którego nie doszło do zawarcia ugody pomiędzy pracodawcą a pracownikiem147. Wniosek pracownika o przekazanie sprawy z zakładowej komisji pojednawczej do sądu pracy XIX. Wzory dotyczące treści stosunku pracy148. Porozumienie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 36 ő 6 Czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy (art. 42 ő 4 Informacja dla pracowników dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu151. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego152. Polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę153. Porozumienie w sprawie współpracy pracodawców154. Porozumienie w sprawie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia155. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników156. Upoważnienie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną157. Zarządzenie pracodawcy158. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pieniężnej159. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pośmiertnej160. Odpowiedź na wystąpienie Państwowej Inspekcji Pracy161. Zastrzeżenia do protokołu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy XX. Wzory dokumentów z zakresu prawa pracy w administracji publicznej162. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze163. Protokół z naboru na wolne stanowisko urzędnicze164. Informacja o wynikach naboru na stanowisko specjalisty165. Umowa o pracę na czas nieokreślony166. Umowa o pracę na czas określony167. Umowa o pracę na czas zastępstwa168. Akt powołania169. Akt mianowania170. Pismo w sprawie zawieszenia obowiązku świadczenia stosunku pracy przez pracownika samorządowego w przypadku jego tymczasowego aresztowania171. Przeniesienie pracownika samorządowego na wyższe stanowisko172. Przeniesienie członka korpusu służby cywilnej poza korpus służby cywilnej173. Powierzenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę174. Porozumienie w sprawie przeniesienia pracownika samorządowego175. Przeniesienie pracownika samorządowego zatrudnionego w przypadku reorganizacji jednostki176. Zasady przeprowadzania służby przygotowawczej177. Program służby przygotowawczej178. Opinia z przebiegu części praktycznej służby przygotowawczej179. Decyzja wójta gminy w sprawie skierowania do służby przygotowawczej w urzędzie gminy180. Protokół z przebiegu służby przygotowawczej181. Protokół z przeprowadzonego egzaminu ze służby przygotowawczej182. Wniosek o zwolnienie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej183. Decyzja wójta gminy zwalniająca z obowiązku odbywania służby przygotowawczej z części teoretycznej184. Zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej185. Ślubowanie186. Zarządzenie w sprawie przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych187. Regulamin przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników188. Arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego189. Odwołanie od oceny okresowej190. Rozstrzygnięcie odwołania od oceny okresowej191. Ustalenie wynagrodzenia wójta192. Zasady przyznania dodatku za wieloletnią pracę193. Zasady przyznawania nagród jubileuszowych194. Zasady przyznawania jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy195. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej po dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej ocenie196. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie orzeczenia o trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającego wykonywanie obowiązków197. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie utraty nieposzlakowanej opinii198. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie likwidacji urzędu, jeżeli nie jest możliwe jego przeniesienie do innego urzędu w tej samej lub innej miejscowości199. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie odmowy poddania się badaniu przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych200. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w drodze porozumienia stron201. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez urzędnika podstawowych obowiązków członka korpusu służby cywilnej, jeżeli wina urzędnika jest oczywista202. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez urzędnika w czasie trwania stosunku pracy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem203. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu zawinionej przez urzędnika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku204. Oświadczenie majątkowe o prowadzeniu działalności gospodarczej205. Wezwanie pracownika samorządowego do złożenia oświadczenia o stanie majątkowym206. Akt odwołania zastępcy wójta z powodu niezłożenia oświadczenia majątkowego207. Wygaśnięcie mandatu wójta z powodu naruszenia zakazu łączenia funkcji wójta z członkostwem w radzie nadzorczej spółki prawa handlowego208. Świadectwo pracy XXI. Wzory dokumentów z zakresu stosunków pracy w szkolnictwie wyższym209. Statut uczelni210. Regulamin pracy i wynagradzania nauczycieli akademickich211. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji212. Regulamin korzystania z infrastruktury badawczej uczelni213. Oświadczenie o spełnieniu wymagań niezbędnych do zatrudnienia w charakterze nauczyciela akademickiego214. Umowa o pracę nauczyciela akademickiego215. Oświadczenie pracodawcy w sprawie pensum dydaktycznego na dany rok akademicki (indywidualna karta obciążeń dydaktycznych)216. Oświadczenie pracodawcy w sprawie powierzenia nauczycielowi akademickiemu zajęć dydaktycznych przekraczających wymiar pensum217. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu naukowego218. Decyzja pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu naukowego219. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia220. Decyzja pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu dla poratowania zdrowia221. Wniosek nauczyciela akademickiego o wyrażenie zgody na podjęcie/kontynuowanie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy222. Decyzja rektora o wyrażeniu zgody na podjęcie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy223. Arkusz oceny nauczyciela akademickiego Wykaz literatury INDEKS RZECZOWY Magdalena PRAJSNAR HR&Payroll Senior w RSM Poland Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszło w życie wiele zmian w przepisach prawa pracy, które w zdecydowanej większości dotyczą zasad prowadzenia, przechowywania oraz postaci dokumentacji pracowniczej. Zmienił się również sam zakres gromadzonych dokumentów. Czy są to zmiany na lepsze? Zakres dokumentacji pracowniczej Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy są zobowiązani prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdego pracownika osobno. W skład takiej dokumentacji wchodzą: Akta osobowe pracownika Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej W ramach pierwszej głównej części dokumentacji pracowniczej, tj. akt osobowych, istotna zmiana dotyczy opisywania dokumentów przechowywanych w teczkach. Oczywistym udogodnieniem jest możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części. Przykładowo, część B akt możemy podzielić tematycznie na część B1, gdzie będziemy przechowywać umowy pracownika wraz z aneksami do nich, a w części B2 – zaświadczenia lekarskie i potwierdzenia przebycia szkolenia okresowego BHP. Taki podział może znacznie przyspieszyć poszukiwanie konkretnych dokumentów i np. ich skopiowanie, kiedy zajdzie taka potrzeba. Poprzez wprowadzenie nowej części D, gdzie będą przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, rozwiązany został nareszcie problem usuwania kar porządkowych z akt pracownika. W tym przypadku pracodawca jest zobligowany pogrupować dokumenty znajdujące się w części D, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Takie rozwiązanie sprawia, że odchodzi obowiązek ponownego sporządzania opisu akt oraz zmiany numeracji dokumentów wpiętych do teczek po uwzględnieniu kary porządkowej. Kolejną zmianą, z którą administracja kadrowa musi liczyć się od 1 stycznia 2019 roku, jest konkretne wskazanie przez Ustawodawcę, jak należy postąpić z aktami pracowniczymi w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Zgodnie z nowym art. 945 Kodeksu Pracy działy personalne kontynuują prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, pod warunkiem, że ponowne zatrudnienie nastąpiło w okresie, gdy zakład pracy jest zobowiązany nadal przechowywać dokumentację danego pracownika. Zatrudniony nie będzie musiał zatem ponownie składać dokumentów, które są już w posiadaniu pracodawcy. Jeżeli wcześniej złożył kopię świadectw pracy i kopię świadectwa szkolnego, nie będzie musiał ponownie ich okazywać, a staż do urlopu wypoczynkowego zostanie naliczony zgodnie z posiadanymi już przez pracodawcę dokumentami. W Kodeksie Pracy do zestawienia danych osobowych, których może żądać pracodawca od już zatrudnionej osoby, został dopisany numer rachunku płatniczego. Do dnia 22 stycznia 2019 roku pracownicy, którzy do tej pory mieli wypłacane wynagrodzenie w gotówce, muszą zostać powiadomieni przez pracodawcę o konieczności podania numeru konta. Jeżeli pracownik chciałby nadal otrzymywać wynagrodzenie w formie gotówkowej, w przeciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia powinien złożyć do pracodawcy pisemną prośbę o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek zakład pracy od dnia 1 stycznia 2019 roku zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją związaną z wypłatą wynagrodzenia. W części związanej z czasem pracy, pracodawcy zostali zobowiązani do przechowywania kart ewidencji czasu pracy, których zawartość jest ściśle określona w Rozporządzeniu , oraz wszelkie wnioski i oświadczenia dotyczące czasu pracy, takie jak na przykład zgody wyrażane przez rodziców na pracę w nadgodzinach lub na delegowanie do innego miejsca pracy. OUTSORCING Zadania niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy uniemożliwiają Ci jej rozwój i skupienie się na najważniejszych obszarach? DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej Zgodnie z nowymi przepisami, każda ze wspomnianych części dokumentacji pracowniczej, niezależnie od siebie, może być przechowywana w dwóch formach: dotychczasowej - papierowej lub nowej - elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca ma prawo postanowić, iż w formie elektronicznej będzie przechowywać dokumentację związaną z urlopami wypoczynkowymi, ale pozostałe części dokumentacji może pozostawić w formie papierowej. Każda zmiana formy prowadzenia dokumentacji obliguje do ściśle określonych działań: Zmiana z formy papierowej na elektroniczną – wymaga zeskanowania osobno każdego dokumentu, nadania mu właściwej nazwy (która pomoże w odnalezieniu konkretnego dokumentu u konkretnego pracownika), a następnie opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną Zmiana z formy elektronicznej na papierową – wymaga wydrukowania każdego dokumentu i ręcznego podpisania przez osobę do tego upoważnioną Decyzja o formie przechowywania dokumentacji nie jest narzucana i na szczęście jest odwracalna. Jeżeli pracodawca po roku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej zdecyduje się jednak na formę papierową, to będzie mógł zmienić sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej w każdej chwili. Obowiązkiem będzie wówczas powiadomienie wszystkich pracowników (obecnych i byłych) o tej zmianie oraz o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej, wobec której pracodawca podjął decyzję o zmianie formy jej prowadzenia w przeciągu 30 dni od momentu otrzymania powiadomienia. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Kolejna istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku, zmienia okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca uzależnił ten okres głównie od daty zatrudnienia pracowników, których podzielił na 3 grupy: Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku – dokumentacja przechowywana bez zmian, czyli nadal przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku – dokumentacja przechowywana przez okres 10 lat lub nadal przez 50 lat Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku – dokumentacja pracownicza przechowywana przez 10 lat W przypadku drugiej wymienionej powyżej grupy pracowników, okres ten zależy od postanowienia pracodawcy, który, podejmując decyzję o zastosowaniu skróconego okresu przechowywania dokumentów, jest zobowiązany do złożenia do ZUS druku OSW (oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dla tej grupy pracowników), a następnie raportów imiennych RIA, które mają zastąpić składanie papierowych druków Rp-7 tj. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za cały okres zatrudnienia pracownika lub zleceniobiorcy. W związku z powyższymi zmianami, pracodawca został zobowiązany do wydania dodatkowej informacji każdemu byłemu pracownikowi wraz ze świadectwem pracy oraz każdemu nadal zatrudnionemu pracownikowi, w przypadku, gdy zdecyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. Informacja taka powinna zawierać powiadomienie o okresie przechowywania teczek personalnych, możliwości ich odbioru po upływie obowiązkowego okresu przechowywania akt przez pracodawcę, a także o obowiązującym terminie zniszczenia dokumentacji, jeżeli pracownik nie zdecyduje się na jej odebranie w wyznaczonym terminie. Wiele z opisanych wyżej zmian to, w mojej ocenie, zmiany na lepsze. Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumenty w każdej z części akt osobowych w sposób ułatwiający ich szybkie odszukanie, nie będzie też potrzeby ich modyfikowania w przypadku usunięcia z teczki pracownika druku nagany lub upomnienia. Zakłady pracy będą mogły przechowywać dokumentację w sposób dogodny dla nich w danym momencie: w formie elektronicznej lub papierowej. Zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą zdecydowanie mniej uciążliwe dla małych lub średnich pracodawców, którzy zatrudniają niewielu pracowników. Trudniej będą miały wielkie korporacje zatrudniające kilkaset lub więcej osób. Digitalizacja dokumentacji w takich firmach może być czasochłonna i kosztowna. Niemniej, to właśnie wielkie zakłady pracy mogą zyskać na zmianach najwięcej; mogą zredukować koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji, w łatwy i szybki sposób wyszukają wymagany dokument bez względu na okres zatrudnienia pracownika, którego dokumenty są analizowane. Zmniejszy się również ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentacji w związku z pożarem czy powodzią. Łyżką dziegciu w tej beczce miodu mogą być z kolei zmiany dotyczące okresu przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Do dnia 31 grudnia 2018 roku pracodawca był zobowiązany przechowywać karty czasu pracy przez 3 lata, tj. do czasu przedawnienia roszczeń. Teraz okres ten znacznie się wydłużył. Czy wprowadzone zmiany w Prawie Pracy okażą się zmianami na lepsze? Jak to zwykle bywa, każdy z pracodawców będzie musiał przekonać się o tym sam. CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ? Zapisz się do Newslettera RSM Poland, aby być na bieżąco w kwestiach prawa, finansów i podatków. Skorzystaj z wiedzy ekspertów już dzisiaj. Zapisz się

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór